E-mail je, zbog velikog broja prednosti u odnosu na papirna pisma, odavno postao jedan od glavnih vidova komunikacije. Međutim, kao i mnoge druge tehnološke inovacije, ova vrsta komunikacije ima svoja pravila. Uprkos činjenici da je komunikacija putem internetske pošte postala sastavni dio mnogih oblasti života, većina korisnika neće moći odgovoriti na pitanje koje su komponente e-pošte.
Struktura e-pošte sa stanovišta korisnika
E-poruke su i slične i veoma različite od papirnih pisama poznatih starijoj generaciji. Ali bez obzira na uslugu e-pošte, struktura e-pošte je uvijek ista. Hajde da navedemo komponente e-pošte, ukratko opisujući svaku od njih:
- Polje "Za". Ovo polje sadrži adresu primaoca. Ako postoji više primalaca, odvojite ih tačkom i zarezom.
- Polje "Subject". U mnogim poštanskim uslugama smatra se obaveznim. I korisnicima će biti lakše pronaći slovo ako je predmet u njemu ispravno naznačen.
- Telo pisma. Tijelo e-pošte sadrži glavni tekst.
Skrivene komponente e-pošte
Pogledali smo vidljivu strukturu pisma. Ali pored elemenata vidljivih golim okom, sljedeća polja se također mogu pripisati komponentama e-pošte:
- od koga (ovo polje se automatski popunjava);
- kopija (pored glavnog primaoca, kopija pisma se šalje još nekome);
- slijepa kopija (koristi se ako kopiju pisma treba poslati bez obavještavanja glavnog primaoca);
- prilozi.
E-mail komponente sa tehničke tačke gledišta
Sa tehničke tačke gledišta, svaka e-pošta također uključuje sljedeće komponente:
- Zaglavlja ili, kako ih još zovu, omotnice SMTP protokola. Ova zaglavlja mogu, ali ne moraju biti uključena u tijelo e-pošte. Odnosno, moguća je situacija kada mail server ima više informacija nego što je naznačeno u tijelu poruke. Zaglavlje sadrži adrese pošiljaoca, primaoca i adresu hosta koji šalje.
- Sama poruka, koja je na jeziku SMTP protokolapod nazivom Data. On je, pak, podijeljen na:
- zaglavlje pisma - po analogiji sa papirnom poštom, sadrži podatke o poštanskim serverima kroz koje je pismo prošlo, i neke druge informacije;
- telo pisma - tekst samog pisma.
Struktura e-pošte za poslovnu korespondenciju
Ako smo do sada govorili o strukturi mejla sa tehničke tačke gledišta, sada pogledajmo elemente dobro napisanog mejla za poslovnu korespondenciju, jer svaka kompanija koja poštuje sebe nastoji da se pridržava sa općeprihvaćenim standardima komunikacije.
Iako postoji veliki broj različitih klasifikacija elektronskih poruka, one su podijeljene u dvije grupe prema strukturi dizajna. Prva grupa su komunikacijska pisma, koja se koriste u toku rada. Drugo su pisma saglasnosti: poruke koje rezimiraju sastanak, ukazuju na rokove za završetak posla i druge važne aspekte za pojašnjenje radnji koje se zahtijevaju od svake od strana.
Napišimo komponente svake vrste e-pošte posebno.
Pismo-komunikacija
Njegova struktura mora uključivati:
- Predmet e-pošte. U ovom polju najbolje je naznačiti šta tačno očekujete od domaćina, kao što je dogovor o terminu sastanka, spisak pitanja koja treba razmotriti i tako dalje.
- Pozdrav. Čak i ako je planirano da se pismo pošalje na nekoliko osoba,etika poslovne komunikacije podrazumeva obavezno pozdravljanje adresata.
- Sadržaj poruke. Stvarni tekst e-pošte, koji opisuje zahtjev što je preciznije moguće.
- Potpis kompanije. Poenta koju mnogi ljudi zaboravljaju. Pravilno sastavljen predložak potpisa uključuje puno ime i prezime i poziciju autora, njegove kontakt podatke (broj telefona, linkove na web stranicu kompanije, email, itd.). Potpis može varirati u zavisnosti od pravila i propisa koje je usvojila organizacija.
- Polja "Za" i "Cc". One su navedene posljednje s razlogom - popunjavanjem zadnjeg, isključit ćete mogućnost slanja nedovršene ili neprovjerene poruke.
Pismo dogovora
Kao što je gore pomenuto, ova vrsta elektronske poruke se koristi za sumiranje rezultata sastanka, naznačavanje akcionog plana za svaku stranu i fiksiranje rokova. Takva pisma su neka vrsta "protokola" sastanaka i omogućavaju vam da zgodno strukturirate informacije. Pismo ove vrste izgrađeno je prema planu:
- Pozdrav. Ako je broj učesnika sastanka sažet u pismu bio mali, možete sve navesti po imenu ili koristiti generalizovanu vrstu pozdrava.
- Ponovite svrhu sastanka, čiji su rezultati sažeti u pismu.
- Lista pitanja o kojima se razgovaralo tokom sastanka. Za svako pitanje su naznačeni sporazumi, odluke i rokovi za implementaciju.
- Lista problema koji ne zahtijevaju hitno rješavanje, ali ih ne treba zanemariti.
- Razjašnjavanje mišljenja učesnika sastanka - da li je sve uzeto u obzir?
- Potpis predloška.
