Sistemi ocjenjivanja rada osoblja zasnovani na KPI-u dobijaju sve veću popularnost u Rusiji. Glavne prednosti ovakvih mehanizama su u racionalnom odrazu aktivnosti kompanija.
KPI: šta je to
KPI (KPIs) je engleska skraćenica za “ključni indikatori učinka”, na ruskom se naziva KPI – ključni indikatori učinka (ponekad parametri). Ali u izvornom stranom zvučanju koristi se kao norma. KPI je sistem koji vam omogućava da procenite učinak zaposlenih u kompaniji u cilju postizanja ciljeva (strateških i taktičkih).
"Ključni indikatori" omogućavaju kompaniji da analizira kvalitet svoje strukture, potencijal u rješavanju problema. Na osnovu KPI formira se i sistem upravljanja ciljevima. Ovo je najvažniji faktor: ako nema znakova ciljanja indikatora učinka, onda nema šta primijeniti na „ključne indikatore“. Upravljanje prema ciljevima i KPI su stoga dva međusobno povezana fenomena. Prvi podrazumeva, pre svega, predviđanje rezultata rada, kao i planiranje kako će se ti rezultati postići.
Ko je smislio KPI?
Historija, međutim, ne daje nedvosmislen odgovor na ovo pitanjemožete vidjeti kako je svjetsko rukovodstvo shvatilo KPI, šta su oni i zašto su korisni. Krajem 19. i početkom 20. vijeka sociolog Maks Veber utvrdio je da postoje dva načina vrednovanja rada zaposlenih: takozvani „sultanski“i meritokratski. Prema prvom, šef („sultan“) je po vlastitom nahođenju procijenio koliko dobro se osoba nosi sa svojim dužnostima. Racionalni početak ovdje igra sporednu ulogu, glavna stvar je čisto emocionalna percepcija rada podređenog.
Meritokratska metoda je kada se rezultati rada vrednuju stvarnim dostignućima, uz uključivanje objektivnih mehanizama mjerenja. Ovaj pristup su prilagodili teoretičari menadžmenta u zapadnim zemljama i postepeno se kristalizirao u ono što znamo kao KPI sistem. Važnu ulogu u sistematizaciji racionalnog vrednovanja rada osoblja odigrali su radovi Petera Druckera, za kojeg se smatra da je menadžment pretvorio u naučnu disciplinu. Koncepti naučnika direktno govore da ciljevi postoje, ali postoji procjena stepena njihovog ostvarenja kroz ključne indikatore učinka.
KPI prednosti
Glavna pozitivna strana KPI sistema je postojanje mehanizma za evaluaciju rada i rada preduzeća u celini koji je transparentan za sve zaposlene u kompaniji. Ovo omogućava vlastima da u realnom vremenu procene učinak svih podređenih struktura, predvide kako će se zadaci rešavati i ciljevi postići. Sljedeći plus KPI je to što menadžment ima alat za prilagođavanje rada podređenih ako trenutni rezultati zaostajuod planiranog.
Ako, na primjer, mjerenje učinka u prvoj polovini godine otkrije da određeni parametri učinka nisu dovoljno visoki, onda se održavaju radionice kako bi se identificirali razlozi i podstakli zaposlenici da rade bolje nakon narednih šest mjeseci. Još jedna pozitivna strana KPI-a je povratna informacija između stručnjaka i menadžera. Prvi će dobiti ne samo instrukcije i ponekad naizgled pristrane gnjave, već i dobro utemeljene komentare, drugi će poboljšati performanse navodeći greške i nedostatke u radu podređenog.
KPI nedostaci
Rezultati ocjenjivanja u okviru KPI-a (indikatori učinka kao takvi) mogu se ne baš korektno tumačiti, a to je glavni nedostatak ovog sistema. Vjerovatnoća pojave ovakvog problema je po pravilu manja, što se više pažnje posvećuje u fazi formiranja kriterija kako vrednovati parametre performansi. Još jedan minus KPI-a je to što će kompanije morati da potroše dosta resursa za implementaciju ovog sistema (računato, po pravilu, u vremenu, radu i finansijama). Riječ je, naravno, o radu na ključnim parametrima efektivnosti odgovarajućeg nivoa razrade. Postoji mogućnost da će biti potrebno izvršiti obimnu prekvalifikaciju zaposlenih: specijalista - u cilju promjene zadataka, a samim tim i uslova rada, dok će menadžment morati ovladati novim metodama ocjenjivanja rada podređenih. Firma možda nije spremna dati timu dodatno vrijeme za savladavanjeinovacije.
Detalji implementacije KPI
Glavni zadatak pri implementaciji KPI sistema („od nule“) je da se spriječi negativni stav zaposlenih prema njemu. Stoga, menadžment kompanije treba jasno prenijeti značenje i praktične prednosti inovacija svakom od podređenih, čiji rad podliježe naknadnoj evaluaciji efektivnosti. Najbolji metod ovde je, prema nekim stručnjacima iz oblasti HR-a, individualna prezentacija, objašnjenje stručnjacima na određenim pozicijama: KPI - šta su oni i zašto implementirati ovaj sistem u kompaniji.
Bila bi greška bezuslovno nametati parametre efikasnosti naredbom, ali neophodan korak je apel vrha kompanije. Ako, na primjer, linijski menadžer obavijesti podređene u svom odjelu o neposrednoj implementaciji KPI-a, onda bi ovu informaciju trebao potvrditi i izvršni direktor. Specijalista mora shvatiti da sistem ključnih indikatora učinka nije izum šefa, već element strateške politike cijele kompanije.
Optimalni tajming za implementaciju KPI
Među stručnjacima postoji mišljenje da KPI indikatore, ako govorimo o sistemu, treba istovremeno implementirati na svim nivoima menadžmenta kompanije - od običnih stručnjaka do top menadžera. Prema ovoj tački gledišta, vrijeme implementacije ključnih indikatora učinka ne može se vremenski produžiti: sistem počinje s radom odmah. Pitanje je samo kako optimalno odabrati trenutak njegovog lansiranja. Postoji stanovište da je dovoljno obavijestitizaposlenima o početku KPI-ja za otprilike tri mjeseca. Ovo je dovoljno da osoblje kompanije prouči specifičnosti buduće procene efikasnosti svog rada.
Postoji i teza da neko vrijeme KPI može raditi paralelno sa prethodnim sistemom plaćanja. U zavisnosti od stepena liberalizma vlasti, zaposleni će moći da bira po kojoj šemi će biti plaćen. Možete u potpunosti motivisati osobu da radi prema novom KPI kroz bonuse i bonuse, a uslovi za dobijanje kojih će biti jasno navedeni u ključnim parametrima.
Fape kreiranja KPI sistema
Zapravo, kao takvom, uvođenju KPI mehanizama prethodi nekoliko faza pripremnih radova. Prvo, ovo je period vezan za formulisanje strateških ciljeva koji se postavljaju kompaniji. U okviru iste faze rada, opći koncept je podijeljen na taktičke oblasti čija se efikasnost mjeri. Drugo, to je razvoj ključnih indikatora učinka, definisanje njihove suštine. Treće, to je rad na raspodjeli službenih ovlaštenja vezanih za implementaciju sistema, tako da svaka odgovorna osoba postavlja pitanje tipa „KPI-ovi – šta su oni?“
Dakle, svi indikatori će biti dodijeljeni određenim pojedincima (odjelima) u firmi. Četvrto, možda će biti potrebno prilagoditi trenutne poslovne procese (ako ažurirana strategija to zahtijeva). Peto, to je razvoj novog sistema motivacijezaposlenih, kreirajući formule platnog spiska na osnovu novih kriterijuma. Nakon završetka svih navedenih procedura, možete pokrenuti KPI sistem.
KPI zahtjevi
Kao što je gore pomenuto, KPI su ključni indikatori učinka koji su neraskidivo povezani sa ciljevima kompanije. Kvalitet razvoja ciljanja je glavni zahtjev za KPI sistem. Ciljevi se mogu formirati po različitim principima, ali jedan od najpopularnijih u HR okruženju je SMART koncept. Znači "specifičan" (specifičan), "mjerljiv" (mjerljiv), "ostvarljiv" (ostvariv), "relevantan za rezultat" (relevantan), "vremenski ograničen" (vremenski ograničen) i, kao rezultat, davanje razrađeni i kvalitetni KPI.
Primjeri ciljeva koji zadovoljavaju ove kriterije: "otvoriti toliko (mjerljivih) prodajnih mjesta (specifičnih) u gradu (relevantnim) u prvom kvartalu (vremenski ograničeni)", ili "prodati toliko avio karata takvim i takva zemlja za tri nedelje. Svaki cilj treba podijeliti na zadatke, koji se, pak, svode na nivo ličnih KPI (za zaposlene ili odjele). Optimalan broj, prema nekim stručnjacima, je 6-8.
KPI automatizacija
Jedan od faktora za uspješnu implementaciju KPI-a je tehnološka infrastruktura. Pošto su ključni indikatori performansi skup racionalnih indikatora, kompjuter će sa njima obaviti veoma dobar posao. Postoji mnogo softverskih rješenja za upravljanje KPI. Mogućnosti u takvim distribucijama su prilično opsežne. Prvo, zgodno jeprezentacija informacija (u obliku grafikona, analitike, dokumentacije) o procesima povezanim sa KPI-ovima. Šta to daje? Uglavnom, jedinstvo percepcije podataka, smanjujući vjerovatnoću pogrešnog tumačenja brojeva. Drugo, to je automatizacija prikupljanja i izračunavanja pokazatelja učinka. Treće, radi se o multidimenzionalnoj (sa veoma velikim količinama brojeva) analizi koju će osoba bez programa teško izvesti. Četvrto (u prisustvu mrežne infrastrukture), to je razmjena informacija između pojedinačnih zaposlenika i uspostavljanje kanala povratnih informacija "šef-podređeni".
