Većina modernih kompanija održava kontakt sa klijentima putem interneta: e-pošte, društvenih mreža i instant messengera. To uvelike olakšava proces kontaktiranja javnosti, ali i stvara određene probleme sa sigurnošću i povjerenjem. Prevaranti mogu koristiti ime organizacije da obmanu korisnike. Stoga bi računi kompanije trebali izgledati jedinstveno i potvrditi službenost. Za to se koriste korporativne email adrese sa domenom kompanije. Oni omogućavaju ne samo da se potvrdi da ovaj komunikacijski kanal vodi direktno do organizacije, već i da se naglasi njena ozbiljnost i reprezentativnost.
Korporativna pošta: definicija i kreiranje
Ako razmišljate o tome kako kreirati korporativnu e-poštu, bit će korisno da prvo shvatite šta je to i kako možete riješiti problem.
Korporativna pošta je takav sistem adresa elektronske pošte, kojim upravlja administracija kompanije,ima zasebnu domenu u adresi iza znaka @ i ima određene namjenske resurse za poslovanje: zajednički kalendar, skladište u oblaku, automatsko slanje pošte. Takva pošta pruža druge opcije, kao što je upravljanje računima zaposlenih, njihovo kreiranje i korištenje kratkih i jednostavnih adresa poštanskih sandučića.
Mnogi hosteri nude svoje usluge korporativne pošte svojim klijentima. Takođe možete kreirati mail server kupovinom posebnog hardvera ili ga hostovati na serveru u oblaku. Ali možda je najlakši i najjeftiniji način korištenje usluga velikih poštanskih usluga od Googlea ili Yandexa.
Registracija domene
Prva stvar o kojoj treba razmišljati nakon pitanja "kako kreirati korporativnu poštu sa vlastitom domenom" je kreiranje vlastite domene. To možete učiniti sa posebnim registratorima ili hosterima koji iznajmljuju imena domena. Da biste to učinili, morate odabrati u kojoj će zoni biti vaša domena. Sada ih ima ogroman broj: od nacionalnih (.ru,.ua,.de) i teritorijalnih (.su,.eu) do onih vezanih za zanimanja i interesovanja (.online,.run,.website,.club,.igra,.poslovi). Postoji više od 1.000 različitih zona, a cijena najma može varirati od 100 do stotine hiljada rubalja, u zavisnosti od ekskluzivnosti i rijetkosti zone.
Osim toga, ako je željeno ime domene već zauzeto, možete ga pokušati kupiti, ali tada će cijena izdanja biti najmanje nekoliko desetina hiljada rubalja. Ali vrijedi ako također planirate kreirati ili prenijeti web lokaciju pod ovimdomena.
Kada ste uspjeli kreirati korporativnu mail domenu, možete razmišljati o radu mail servera.
Main server za poštu sa vašom domenom
Da biste počeli kreirati mail, morate razumjeti barem osnove mail servera.
Potreban je mail server za slanje i primanje e-pošte. Koristi specifične postavke domene za uspostavljanje veze sa serverom primaoca. Ova podešavanja se nazivaju MX zapisi i pružaju informacije programu koji serveri prihvataju dolaznu poštu za dati domen. Da bi primio poruke, server takođe kontaktira domen pošiljaoca i analizira podatke iz SPF zapisa koji pokazuju koji server može koristiti domen za slanje poruka. Domena je također potvrđena prisustvom DKIM ključa koji potvrđuje sigurnost izvora.
Dakle, vaša domena mora imati ispravne MX i SPF vrijednosti u DNS-u da bi radila sa mail serverom. Postoji veliki broj servera za poštu, ali najpristupačniji, najpouzdaniji i sigurniji su ujedno i najpopularniji - to su usluge Google i Yandex. Njihove prednosti su u besplatnom hostingu (trajno za Yandex i 2 sedmice za Google) mail servera za domen, stručna i pravovremena podrška, stalna podrška u radu sa poštom.
Kako kreirati korporativnu poštu u Googleu?
Počnite koristiti korporativnu poštuod Google-a je moguće nakon registracije u posebnom servisu za poslovanje - G Suite. Da biste to učinili, idite na stranicu usluge i navedite sljedeće podatke:
- Naziv kompanije.
- Broj zaposlenih.
- Ime domene (ako nije dostupno, možete se registrovati direktno sa stranice usluge).
- Broj telefona.
- Poštanska adresa koju redovno provjeravate.
Nakon registracije, korisnik dobija priliku da dalje konfiguriše korporativnu poštu.
Ali prije svega, morate potvrditi vlasništvo nad domenom. Zgodno je da Google odredi registratora i sa njim da preporuke o postavljanju DNS-a za potvrdu. Ovo se može uraditi na 4 načina:
- Preko TXT zapisa.
- Preko CNAME-a.
- Preko MX zapisa.
- Preko HTML koda na stranici (ako postoji).
Prva metoda uključuje dodavanje TXT kontrolnog zapisa u DNS postavke domene, koje će obezbijediti G Suite. Druga i treća metoda razlikuju se od prve samo po vrsti zapisa. A četvrto se može uraditi samo ako imate web stranicu: potrebno je da kreirate stranicu sa određenim imenom (koja je postavljena od strane servisa) i na nju dodati navedeni verifikacioni kod.
Nakon potvrde, postavke korporativne pošte postaju dostupne.
Postavke i funkcije Google pošte
Google nudi mnogo različitih naprednih postavki i funkcija za prilagođavanje, a sve se plaćaju. Napomena:
- Prvo, zaZa poboljšanu sigurnost, možete omogućiti funkcije kao što je jedinstvena prijava. Ovo vam omogućava da ovlastite zaposlenike na nalozima e-pošte koristeći web stranicu da se prijavljuju posebno na te ljude. Ili, na primjer, upravljanje lozinkama, koje će vam omogućiti da povratite izgubljene ili promijenite lozinke zaposlenih. Kao i upravljanje Google API-jem, koji omogućava onemogućavanje usluga trećih strana iz poštanskog sandučeta i diska.
- Drugo, možete dodati korisnike na sistem pošte. Da biste to uradili, potrebno je da kliknete na ikonu „+“u odgovarajućem panelu i unesete podatke o zaposlenom, naznačujući novu poštansku adresu u vašem sistemu i postavljanje originalne lozinke. Koristeći ove podatke, moći će se prijaviti na svoj korporativni račun.
- Treće, možete kreirati pseudonime za adrese e-pošte ako je potrebno. Odnosno, druge adrese, pisma sa kojih će biti proslijeđena na originalnu.
- Četvrto, postoji mogućnost organizovanja grupa i masovnih slanja pošte kako bi zaposleni komunicirali.
Pored email naloga, svi zaposleni će dobiti najmanje 30 GB prostora na disku, sinhronizovani kalendar, Google+ nalog i pristup svim Google uslugama.
Kako kreirati korporativnu poštu u Yandexu?
Da biste to uradili, potrebno je da uradite skoro iste korake kao i za Google servis. Morate registrirati domenu u Yandex. Mail, potvrditi da pripada vama (putem html koda i putem MX postavki) i nastaviti s postavkama.
Postoji mala razlika -"Yandex" nudi korisniku da delegira svoju domenu pod kontrolu giganta pretraživanja kako bi izbjegao ručna podešavanja DNS-a. To se može učiniti putem web-mjesta registratora, slijedeći detaljna uputstva od Yandex.
Kada ste sve ovo uradili, možete početi učiti o svim mogućnostima besplatne pošte za domenu iz Yandexa.
Postavke i opcije za Yandex poštu
Prva stvar koju će Yandex ponuditi je dodavanje DKIM zapisa za vašu domenu kako bi se e-mailovi uspješnije provjeravali na neželjenu poštu.
Kreiranje naloga za zaposlene je takođe jednostavno ovde: samo unesite ime, adresu i početnu lozinku. Ove informacije će vam pomoći da se prijavite na svoj račun. Administracija naloga vam omogućava da promenite lične podatke, promenite lozinku i status korisnika u korporativnom sistemu.
"Yandex" vam omogućava da kreirate do 1000 mailing adresa, njihovim vlasnicima da koriste prostor na disku i druge usluge kao običan korisnik. A administrator može kreirati masovne poruke i chatove, pseudonime adresa i jedinstvenu prijavu.
Rezultat
Učiniti važan korak odlučivanja o kreiranju korporativne pošte na putu izgradnje reprezentativnog i čvrstog tima koji je prepoznat i sa kojim želi poslovati je ono čemu svaka kompanija koja želi težiti treba da teži. I ne zahtijeva velika ulaganja: korištenje mail hostinga dvije najveće kompanije u oblasti internetatehnologije, možete organizovati sopstveni sistem korporativne pošte. Štaviše, ako su ograničenja besplatnog "Yandexa" postala opipljiva za kompaniju, onda postoji mogućnost bezbolne integracije sa plaćenom uslugom G Suite, u kojoj su ovi nedostaci otklonjeni..
