Većina običnih korisnika radi sa e-poštom direktno na sajtu. Funkcionalnost koju pruža dovoljna je za kreiranje i primanje e-pošte. Ali šta ako treba da pošaljete isto pismo velikom broju ljudi, treba da pošaljete određenu poruku u određeno vreme, da nastavite da šaljete pisma bez učešća osobe dok se on kupa na plaži na odmoru? U takvim slučajevima u pomoć priskaču sve vrste programa i servisa za automatsko slanje poštom. Razlikuju se po funkcionalnosti, plaćeno/besplatno, karakteristikama rada i mnogim drugim faktorima, ali ono što ih spaja je to što im nije potrebno stalno prisustvo osobe za rad. E-poruke se mogu slati 24 sata dnevno sa različitim podesivim intervalima.
Zašto su nam potrebni bilteni?
Mišljenje da je web stranica glavni i najefikasniji marketinški alat daleko je od istine. Većina kupaca proizvoda ili usluge u jednom trenutkuposjeta web stranici još nije spremna za donošenje odluke o kupovini. Razlozi mogu biti različiti, a ne na posljednjem mjestu je banalni zaborav. Kupci se jednostavno ne sjećaju da su vidjeli nešto što im je privuklo pažnju. Neki potencijalni kupci moraju se stalno podsjećati na sebe dok konačno ne obave kupovinu. A automatski poslani email služi kao podsjetnik.
Mogućnosti e-mail klijenata i usluga
Postoji mnogo programa i usluga za automatsko slanje korespondencije, kako plaćenih tako i besplatnih. Njihova funkcionalnost nije ograničena na slanje pisama bez ljudske intervencije, njene mogućnosti su mnogo šire:
- Prije masovnog slanja, efikasnost pisama se može testirati na odabranoj grupi korisnika proučavanjem statistike slanja i dostave ovih pisama, aktivnosti kupaca nakon njihovog prijema.
- Usluge vam omogućavaju da redovno ažurirate listu pretplatnika obradom servisnih poruka o greškama u isporuci. Dakle, sistemski resursi se ne troše na beskorisno slanje poštom na adrese koje više ne postoje.
- Statistički podaci o klikovima na linkove u e-porukama pomoći će u procjeni efikasnosti reklamne kampanje.
- Ugrađena tehnologija za određivanje lokacije pretplatnika omogućit će vam da odaberete pisma za slanje poštom na osnovu geografije.
- Baza za slanje pisama može se dopuniti na različite automatske načine, na primjer, skeniranjemweb stranice na webu.
Automatski odgovori na pisma su također konfigurirani. Ovo će biti korisno, na primjer, prilikom odlaska. Osoba koja ga je napisala može biti obaviještena da je pismo primljeno, ali će odgovor na njega biti po povratku nakon nekog vremena. Ako je došlo do promjene adrese e-pošte, onda je vrlo lako primiti poštu poslanu na staru adresu - samo podesite prosljeđivanje. Ali kako obavijestiti sve one koji pišu da stara adresa više nije relevantna, a sljedeći put je bolje pisati direktno na drugu? A automatsko pisanje će pomoći u tome.
Takvi programi obično imaju tipične šablone slova koji se mogu lako modificirati kako bi odgovarali vašim potrebama. Zahvaljujući svemu tome, automatska pošta Vam omogućava da promovišete robu i usluge uz minimalno vrijeme i novac utrošen na oglašavanje, obradu i analizu korespondencije.
Šta poslati?
Najpopularnija pisma su pozdravi (na primjer, nakon registracije na resurs) i zahvalnost (na primjer, za savršenu narudžbu ili dugoročnu saradnju sa kompanijom).
Pozdrav su najčitanija pisma. Ljudi su navikli da ih vide, većina ih otvara u potrazi za nekom korisnom ili zanimljivom informacijom.
Pisma zahvalnosti mogu sadržavati informacije o narudžbi, načinu isporuke, raznim promocijama i popustima za stalne kupce. Sve to privlači ljude, a takva pisma se po pravilu i čitaju ili barem usputno pregledavaju.
Može za automatsko pisanjeponuditi proizvode koji se odnose na one koje je osoba kupila, ili za koje je bila zainteresirana. Pisma će vam omogućiti da čestitate, na primjer, sretan rođendan, dajući individualnu povoljnu ponudu.
Za rad sa složenim problemima kupaca, naravno, stručnjaci će već biti potrebni. Ali jednostavniji problemi, zahvaljujući automatskim slovima, mogu se rješavati 24 sata dnevno i svaki dan kada su korisnicima potrebni.
Među svim raznovrsnim programima i uslugama, dobro je poznat Microsoftov Outlook program, pa će se na njegovom primjeru razmatrati metode kreiranja mailing lista, automatskih odgovora i prosljeđivanja određenih pisama na druge adrese..
bilten
Da biste poslali pismo velikoj grupi ljudi, nema potrebe da ih svaki put ručno dodajete na mailing listu. Da biste to učinili, možete kreirati mailing listu. Na kartici "glavna" u programu morate odabrati stavku "kreiraj grupu kontakata", zatim navesti ime za ovu grupu i dodati članove u nju. Spisak učesnika i naziv grupe po potrebi se uređuju ili brišu u potpunosti. Isti kontakt može biti uključen u proizvoljno veliki broj korisničkih grupa kojima će se vršiti automatska slanja pošte. Ovo štedi puno vremena.
Automatsko pisanje: kako to učiniti
Ponekad je potrebno poslati automatsko pismo u strogo određeno vrijeme, a u odsustvu samog pošiljaoca za računarom. Automatsko slanje e-pošte u Outlooku omogućava vam upravo to. Trebalo bi da pišete obično pismopriložite datoteke koje želite, navedite primaoca(e) ili mailing listu, a zatim idite na odjeljak menija "opcije". Dalje u ovom dijelu odabire se stavka "odgodi isporuku", a zatim - "ne isporuči do". Zatim se konfigurišu svi potrebni parametri, uključujući datum i vreme kada je pismo poslato, prisustvo ili odsustvo obaveštenja o dostavi i čitanju, itd.
Nakon navođenja svih potrebnih podataka, pošaljite email. Biće sačuvan u fascikli poslanih pisama, ali će zapravo ići primaocu samo na navedeni dan i sat. Važno je da je u ovom trenutku računar uključen, da program radi na njemu, a postoji i internet veza. Ako ovi uslovi nisu stvoreni u pravom trenutku, onda će se automatsko slanje pisama desiti u trenutku kada budu konačno ispunjeni. Nije baš zgodno, ali ne možete ništa učiniti povodom toga.
Automatski proslijedite Outlook emailove
Postoje dva načina slanja pisama od prvog primaoca drugima - prosljeđivanje i preusmjeravanje. Proslijeđena pisma se razlikuju po prisustvu skraćenice FW u predmetu, a primalac vidi sa koje adrese je pismo prvobitno poslato, a sa koje mu je kasnije proslijeđeno. Preusmjeravanje nije primjetno primaocu, on vidi pismo kako ga je poslao prvi pošiljalac.
Kontrola prosljeđivanja
Možete podesiti prosljeđivanje apsolutno svih poruka ili kreirati pravila koja određuju šta i kada treba proslijediti. U tom slučaju, proslijeđene poruke se pohranjuju u folder"Primljeno". Program analizira poslano pismo, i ako ispunjava uslove navedene u pravilima, onda izvršava radnju specificiranu ovim pravilom. Ovo može biti ne samo automatsko prosljeđivanje pisama ili odgovor na njih, već i prebacivanje u određeni folder, tj. sortiranje, brisanje, itd.
Da kreirate pravila za obradu dolazne korespondencije, morate odabrati stavku "pravila" na glavnoj kartici programa. Dalje, u meniju "upravljanje pravilima i upozorenjima", algoritmi za obradu primljenih pisama su već direktno konfigurisani.
Odbijanje naprijed
Neke e-poruke se ne mogu proslijediti - to se dešava kada je pošiljalac postavio zaštitu na poštu koju šalju, sprječavajući primaoca da podijeli ove informacije sa bilo kim drugim. Takvo ograničenje uklanja samo pošiljalac, primalac to neće moći ni na koji način.
Također u kompanijama, administrator sistema može postaviti vlastita pravila koja ograničavaju ili zabranjuju potpuno prosljeđivanje pisama izvan mreže kompanije, a ponekad čak i unutar nje. Ovo se radi radi zaštite korporativnih informacija.
Automatski odgovori
Ako je primalac odsutan zbog službenog puta, odmora, bolesti ili iz nekog drugog razloga, mogu se podesiti automatski odgovori na pisma. Ako se pošta nalazi na servisu korporativne pošte, tada možete kreirati i različite odgovore na pisma koja dolaze od drugih zaposlenih u kompaniji i na ona primljena izvana.
Da biste omogućili ovu funkciju, u meniju programa u odeljku "datoteka" izaberite stavku "automatski odgovori", gde morate da izaberete "pošalji automatske odgovore". U ovom odeljku je ispisan tekst pisama i naznačen period tokom kojeg će ti odgovori biti poslati. Ako je korisnik online prije isteka ovog perioda, od njega će biti zatraženo da onemogući ovu funkciju.
Za period važenja automatskih odgovora, možete postaviti pravila obrade pošte, na primjer, da ih proslijedite drugim zaposlenicima kompanije koji mogu riješiti probleme koji su nastali, itd.
Detaljna pomoć je dostupna u programu, kao i savjeti za pomoć u izbjegavanju uobičajenih grešaka pri radu s njim.
